6-3-2019

Inkoopoutsourcing: hoe behoud je controle en voorkom je miscommunicaties!

Van het selecteren van leveranciers tot factuurafhandeling: zonder twijfel brengt het uitbesteden van inkoopprocessen aan derde partijen veel voordelen met zich mee. Daarom is inkoopoutsourcing een veelbesproken onderwerp. Maar is die make or buy decision terecht? Heeft inkoopoutsourcing ook nadelen, en nog belangrijker: hoe kan je met deze omgaan?

Inkoop krijgt de laatste jaren steeds meer aandacht. Feit is dat inkoop bijdraagt aan gemiddeld 10% van je uitgaven voor ondersteunende processen. Helaas hebben met name kleinere organisaties niet de kennis in huis om de inkoopfunctie goed in te richten. Dit resulteert in slechte kwaliteit voor veel geld en veel van deze kleine bedrijfjes hebben moeite met daar verbetering in door te voeren. Weinig waar voor je geld dus. Dit is het moment dat inkoopuitbesteding om de hoek komt kijken, met name bij organisaties waar inkoop een indirecte en ondersteunende functie heeft. Door inkoop uit te besteden kan je de middelen en kennis in je eigen organisatie meer aanwenden tot de kernactiviteiten. Helaas heeft inkoopuitbesteding ook (sociale) consequenties waar je rekening mee dient te houden.

money savings by outsourcing
Heeft inkoopoutsourcing ook nadelen, en nog belangrijker: hoe kan je met deze omgaan?

Gebrek aan controle en SLA

In de praktijk blijkt het lastig om uitbestede inkoopactiveiten effectief te controleren door geografische afstand, het verschil in tijdzone en het ontbreken van direct contact. Meestal krijg je pas inzicht in het inkoopproces op het moment van factuurcontrole. Volledige transparantie heb je niet in de werkprocessen die daaraan zijn voorafgegaan en is dus ver te zoeken. Door te kiezen voor een derde partij vertrouw je erop dat deze partij de afspraken nakomt. Maar doet deze dat niet, dan ondervind jij daar direct de gevolgen van. Uit onze ervaring blijkt dat dit ook onzekerheid en stress met zich meebrengt onder het eigen personeel.

Zorg er dus voor dat je zorgvuldig een Service Level Agreement (SLA) opstelt en een overeenkomt met de dienstverlener bereikt, zodat wederzijdse verwachtingen duidelijk zijn. Dat voorkomt onduidelijkheid achteraf voor beide partijen. Beschrijf in de SLA niet alleen welke inkoopactiviteiten en goedkeuringen door wie en wanneer dienen te worden verricht, maar ook de maximale responsetijd van elke activeit. Spreek bijvoorbeeld af wat de maximale inkoopverwerkingstijd is – tijd die wordt besteed aan het omzetten van een bestelaanvraag in een inkooporder. Essentieel is dat dit document beknopt wordt gehouden; hoe langer het document, hoe complexer het is om te managen.

Miscommunicaties en digitale workflows

Ook maken we helaas bij klanten mee dat doorlooptijden van operationele inkoopactiviteiten onder druk komen te staan. Met elk besluit tot inkoopuitbesteding bouw je min of meer afhankelijkheden in tussen jou en de dienstverlener. Verschillende inkooptaken worden verdeeld over verschillende medewerkers en de output van de een is de input voor de ander. Zo zagen we dat een medewerker doorgaans een inkooporder inlegt, maar het vervolgens moet uitsturen via een derde partij. Dit kost veel tijd en er moet overlegd worden; dit gaat gepaard met alle vertragingen en miscommunicaties van dien.

Verzeker je daarom van voldoende inzicht in het gehele inkoopproces, en zorg dat een digitale workflow goed is ingericht. Stel: je wilt als ziekenhuisafdeling een grote hoeveelheid defibrillatoren inkopen. Een derde partij voorspelt die materiaalbehoefte, legt tijdig een inkooporder in en heeft, gezien de orderwaarde, goedkeuring nodig van een manager. De manager krijgt direct een mail en keurt het goed zodat de leverancier een melding krijgt dat hij kan starten met leveren. Het vereist geen uitleg dat ten alle tijde de status van een inkooporder inzichtelijk dient te zijn in een gebruiksvriendelijk portaal, voor de juiste medewerkers waarin je problemen altijd kunt escaleren naar je dienstverlener.

Kortom, inkoopuitbesteding heeft ook nadelen. Om te kunnen kapitaliseren op voordelen zoals kostenbesparing is het belangrijk om hier rekening mee te houden. Stel daarom zorgvuldig een SLA op en richt digitale workflows goed in om controle over het inkoopproces te behouden en miscommunicaties te voorkomen.

Ben je benieuwd naar al onze ervaringen met inkoopuitbesteding? Wij vertellen je er graag meer over.

 

Joey Verhoeven & Mirjana Lazarevic

Business Thema's

Kennismaken?

nl.info@ciber.nl

Binnen 12 uur reactie

Onze locaties

Bekijk onze locaties

2.0.0