27-2-2018

Als organisatie ben je zo sterk als je zwakste schakel: dat is vaak Enterprise Content Management

Wie al een paar decennia meedraait op de werkvloer, kent hem nog wel: de typekamer. Een centrale plek, waar alle bedrijfsinformatie in rijen kasten terug te vinden was. Waar mensen stukken uitwerkten op typemachines om al die documenten vervolgens netjes in dossiers te archiveren. Post die 'gewoon' centraal via de brievenbus binnenkwam en in behandeling werd genomen. En elk rapport diende via "het secretariaat" het bedrijf te verlaten voor een laatste controle op spelling en bijvoorbeeld huisstijl. Natuurlijk pleiten we hier niet voor een comeback van de typekamer. Maar informatie iets centraler, eenduidiger en overzichtelijker opslaan mag vaak wel. 

Sinds de digitalisering zijn er zoveel mogelijkheden voor informatiebeheer, dat we door de bomen het bos niet meer zien. Talloze systemen voor bijvoorbeeld het delen van informatie en samenwerken aan taken worden vaak kriskras door elkaar gebruikt. Daarnaast wordt de berg aan ongestructureerde informatie groter en groter. De gevolgen? Medewerkers moeten steeds langer zoeken naar relevante informatie om hun werk te kunnen doen. Bovendien leidt versnippering van systemen ook onherroepelijk tot versnippering van regie en verantwoordelijkheden ten aanzien van (business)processen. En als het totaalbeeld rondom een product of dienst ontbreekt, blijven bijvoorbeeld kansen op het gebied van kwaliteit en efficiency onopgemerkt. 

Dat is ook niet zo gek. Tenslotte groeien de meeste organisaties op een organische manier waarin ambities ten aanzien van informatiebeheer vaak uitgedrukt worden in termen van een op te lossen (deel)probleem. Bijvoorbeeld met betrekking tot facturaties. Daar wordt dan ook vaak nog vanuit een technisch perspectief naar gekeken. Er wordt een nieuw systeem geïntroduceerd om specifieke pijnpunten op te lossen en we kunnen weer verder met zijn allen. De rol die facturaties in het totale businessproces spelen, wordt hierbij buiten beschouwing gelaten. Zo ontstaan er gaten tussen allerlei deelgebieden en verliezen organisaties het grote geheel uit het oog.

undefined
Medewerkers moeten steeds langer zoeken naar relevante informatie om hun werk te kunnen doen

Uiteindelijk maken medewerkers allemaal deel uit van het totale overkoepelende proces dat de bedrijfsdoelstelling realiseert. Al hun handelingen, bijvoorbeeld met betrekking tot facturaties, staan in relatie tot het product of de dienst die moet worden opgeleverd. En dat vraagt om een holistische benadering van informatiebeheer. Alleen dan ontstaat regie over businessprocessen, hoeven medewerkers niet eindeloos te zoeken naar dat ene documentje dat toevallig op een heel andere netwerkschijf is opgeslagen en kan onduidelijkheid over statussen, autorisaties en laatste versies van documenten ondubbelzinnig worden weggenomen. 

Dat vergt natuurlijk wel om een investering. Heel soms zijn er mogelijkheden om met een (relatief) blanco sheet te beginnen. Om de informatiehuishouding (organisatorisch en technisch) opnieuw in te richten. Voor de meeste organisaties is dat echter niet realistisch en ook niet nodig. Wat je wel kunt doen? Begin in elk geval met investeren in een scherpe, allesomvattende blik op je organisatie. Hoe willen we werken? Welk eisen stellen we aan onze informatiehuishouding? Hoe zien onze huidige processen en informatielandschappen eruit? Hoe beheren we onze documenten? En wat kunnen we doen om dat zo optimaal mogelijk met elkaar in relatie te brengen? 

Vlieg je informatiehuishouding dus aan vanuit een holistische visie en durf medewerkers in die nieuwe manier van werken mee te nemen. Dat laatste kan best een puntje zijn. Goed informatiebeheer vraagt nu eenmaal om een stapje extra en extra handelingen zijn nooit leuk. Maar de uiteindelijke voordelen zijn dat wél. Iedereen profiteert van foutloos opgeslagen, makkelijk vindbare en veilig bewaarde informatie. En iedereen vindt het prettig om zijn tijd te steken in zaken die er écht toe doen. 

Een laatste tip? Bedenk dat je als organisatie zo sterk bent als je zwakste schakel. En realiseer je dan ook dat die zwakste schakel tien tegen één je informatiebeheer is. 

  • Remco Horsman
  • Business- / Informatieanalist digitalisering

Business Thema's

Partners van deze blog

undefined
2.0.0