CIBER EasyInvoiceEntry
Wilt u graag uw crediteurfacturen elektronisch opslaan en koppelen aan SAP- facturen? Door scannen en OCR (Optical Character Recognition) kan de invoer van de facturen worden geautomatiseerd. Met behulp van een automatische Workflow kan uw goedkeurprocedure pro-actief worden ondersteund, met de gescande factuur als bijlage. CIBER biedt u met EasyInvoiceEntry een relatief goedkope oplossing op maat voor de digitale verwerking van facturen.
DIGITAAL VERWERKEN EN ARCHIVERING VAN FACTUREN
Hoe handig zou het zijn als de facturen die u ontvangt digitaal konden worden gearchiveerd? Een kopie van de factuur hoeft fysiek geen ronde meer te maken langs de budgethouders of andere goedkeurders. Het is efficiënt voor de crediteurenadministratie en voor de goedkeurders als de factuur elektronisch kan worden rondgestuurd en beoordeeld.
FACTUREN SCANNEN EN HERKENNEN
CIBER biedt u de mogelijkheid om documenten niet alleen te scannen, maar ook volledig automatisch te herkennen via OCR. De herkenningsengine kan zowel kopregels als line-items volledig automatisch herkennen. Het resultaat is een image plus een bijbehorend databestand.
FACTUREN NIET MEER HANDMATIG OVERTYPEN
Het invoeren van de factuur hoeft niet meer handmatig te gebeuren. CIBER heeft een set van factuurinvoer programma’s ontwikkeld om de herkende gegevens automatisch te verwerken. De crediteurenadministratie wordt bij verwerking en controleren van de ingevoerde facturen ondersteund door een Workflow.
FACTUREN GOEDKEUREN EN VRIJGEVEN
Dit proces is per gebruiker afwijkend. CIBER EasyInvoiceEntry heeft een pragmatische, maar goed werkbare, standaard Workflow ingericht. Deze kan naar behoefte worden aangepast.
VOORDELEN VAN CIBER EASY INVOICE ENTRY
- De facturen worden batchmatig gescand zonder menselijke tussenkomst. Bovendien worden de facturen via OCR herkend;
|
- De goedkeuring is niet meer afhankelijk van de plaats waar de goedkeurder zich bevindt; het kan elektronisch op het moment dat het u goed uitkomt;
|
- De gescande facturen worden digitaal opgeslagen en automatisch gelinkt aan de SAP transactiedocumenten;
|
- Iemand anders kan de rol van goedkeurder op zich nemen;
- Facturen raken niet meer kwijt;
|
- Facturen worden sneller goedgekeurd, zodat de optimalisatie van de betalingskorting beter kan worden uitgevoerd;
|
- Een gesorteerd papieren archief is niet meer nodig, originele factuur kan direct vanuit SAP worden opgeroepen;
|
- Eenvoudig monitoren van voortgang goedkeurigsproces. Niet meer zoeken naar facturen, u heeft altijd overzicht;
|
- De invoer geschiedt in principe via de standaard SAP transacties, die u nu ook gebruikt.
|
Bij een CIBER EasyInvoiceEntry project kunt u denken aan een doorlooptijd van 2- 3 maanden.
WERKWIJZE
Globaal ziet onze aanpak er als volgt uit::
- Plannen en Kick-Off
De betrokken gebruikers worden kort ingelicht over de oplossing en kunnen de implicaties aangeven. Dit is de start van de verandering.
- Ontwerp
Aan de hand van het beschikbare ontwerp van CIBER EasyInvoiceEntry, worden details met de klant besproken. Dit ontwerp wordt ook voor acceptatie getest met een representatieve set van facturen.
- Realisatie
Het inrichten van het scansysteem en het inrichten van het SAP-systeem.
- Training / Testen / Acceptatie
Er wordt een korte training aan de gebruikers gegeven. De key-users zullen het systeem testen.
- In productie
De CIBER EasyInvoiceEntry oplossing wordt in productie genomen en zal na een korte supportperiode worden overgedragen aan de beheerorganisatie.
EINDRESULTAAT
Het eindresultaat van CIBER EasyInvoiceEntry is een geïntegreerde scan-, herken- en verwerkingsoplossing voor uw inkomende facturen. De goedkeuring en validatie voor facturen, zowel met als zonder inkooporder referentie, worden pro-actief door een workflow ondersteund.
Richtprijs voor hardware, software en consultancy: € 45.000,- excl. BTW.
|
